如何写一封无人回复后的跟进邮件（内含模板）

在业务中，有时需要多次尝试才能得到潜在客户的回应。然而，很多销售人员在发出第一封邮件后，往往不会再进行跟进。事实上，70%的销售邮件仅停留在第一次尝试。
是否在跟进潜在客户时遇到困难？本文将解答销售人员和营销人员常见的问题，并提供撰写成功跟进邮件的指导。
 

为什么跟进邮件如此重要？

我们每天都会收到大量邮件。事实上，很少有人能够查看所有收到的邮件，许多邮件甚至会被直接归入垃圾邮件箱。因此，您的冷邮件很容易被忽视或遗忘。

通常，人们会优先处理来自同事、朋友和家人的邮件，而您的冷邮件往往会被推至次要位置，甚至被忽略。

在这种情况下，跟进邮件便成了您吸引潜在客户注意的最佳方式。它们能温和地提醒潜在客户，可能错过了您的邮件或没有及时回复。然而，单单提醒他们查看之前的邮件并不够——您需要在跟进邮件中附加额外的价值。

如果您的产品或服务难以解释，在后续邮件中加入更多详细信息，并为潜在客户提供诱人的激励措施是个不错的策略。

因此，跟进邮件为您提供了另一种机会，去重新吸引潜在客户的兴趣，并进一步展示您的产品或服务的价值。
 

该发送多少封跟进邮件？

在决定发送多少封跟进邮件之前，首先问自己一个问题：“我是否有充分的理由继续跟进？”如果答案是肯定的，那么就该考虑跟进邮件的数量了。您不希望潜在客户觉得您过于急切。

如果您还没有收到回复，可以礼貌地询问潜在客户是否有机会查看您的提议，或与同事讨论。然而，在每封新的跟进邮件中，您需要不断增加价值，而不是抱怨：“为什么您还没回复我？”

关于冷邮件活动中应包含多少封跟进邮件，研究结果各不相同。但在Geeksend，我们更专注于撰写无法被拒绝的邮件。因此，我们建议在冷邮件活动中至少包括三封跟进邮件。

虽然您不想显得过于急切而惹恼潜在客户，但如果您持续发送邮件却没有得到回应，可能会损害您的品牌形象。

如果您觉得三封跟进邮件不够，或者您有更多价值可以提供，考虑通过其他渠道（如Twitter或LinkedIn）进一步传达信息。
跟进邮件的数量取决于您的推广活动和目标受众。
 

根据推广活动确定跟进邮件的数量

发送一封跟进邮件通常能带来近一半的回复率。然而，发送太多邮件可能会让潜在客户感到厌烦。同样，如果不发送任何跟进邮件，您将失去所有潜在机会。
另一方面，如果您的目标是促成销售，可能需要多达7封跟进邮件。在每封跟进邮件中逐步提供增值服务，如识别潜在客户的痛点或提供更多有用信息。
 

根据目标受众确定跟进邮件的数量

如果您的邮件对象对您的产品或服务毫无了解，可能需要多次跟进才能引起他们的兴趣。他们也需要时间考虑您的提议，然后再回复。
然而，如果潜在客户已经对您有所了解（如之前访问过您的资源），所需的跟进邮件数量就会相应减少。
总之，我们建议找到最适合您的方法，平衡好急切与冷静之间的差距。评估不同长度的跟进序列，选择对您的品牌最有效的方法。
 

应该等待多久？

约90%的邮件在发送当天就会被阅读。因此，您的潜在客户很可能会在邮件发出的当天回复您。
因此，不要等待太久再发送跟进邮件。通常，我们建议在2至5天内发送跟进邮件，这是提醒潜在客户的最佳时间。
有时可能需要更长时间。例如，您在周三或周四发送了冷邮件，如果没有得到回复，可以在周一或其他工作日跟进。周末发送邮件的效果通常不佳。
如果是一系列的跟进邮件，每封之间的间隔天数应适当延长。这有助于保持您的竞争力，同时避免给人烦人的印象。
虽然没有固定的规则规定应等待多久再发送跟进邮件，但可以通过调整间隔天数来找到最佳的发送策略。
 

自动化跟进邮件以提升效果

对于任何人来说，手动管理成百上千的潜在客户都是很困难的。这就是为什么让销售人员参与和使用电子邮件营销工具（如Geeksend），可以帮助您创建有效的自动化冷邮件活动。
通过Geeksend，您不仅可以个性化大量冷邮件，还能根据收件人是否打开、点击或回复邮件来暂停或触发跟进邮件。默认情况下，您在创建新活动时会看到四个步骤，但可以根据需要进行调整。
您还可以从Geeksend的仪表板中查看活动进展情况，并根据目标受众的时区和天数设置发送时间。我们建议避免在周末发送邮件。此外，您还可以设置每个序列步骤每天的最大发送数量。
 

跟进邮件的调度

通过对主题行、邮件正文内容及整个消息序列进行A/B测试，可以有效增强推广效果。此外，在撰写邮件时，您可以使用自定义变量。这些变量可以预先上传至潜在客户列表中，在营销过程中，您可以根据需要直接添加相关变量内容，从而简化工作流程并提升内容的个性化程度。
 

明确目标并确定期望结果

在撰写和发送跟进邮件之前，明确您的目标，并决定您希望通过这些邮件实现什么。
您可能希望：
● 获取更多详细信息
● 安排会议
● 促成交易
具体情况千差万别，我们无法给出通用的答案。您期望和需要从跟进邮件中获得的内容，可能会因每个活动或每封邮件而有所不同。
如果您不清楚自己希望得到什么，最好不要发送邮件——无论是跟进邮件还是其他邮件。

撰写跟进邮件的五个最终提示

1. 为您的跟进添加上下文
通过提到您之前的消息或对话来触发潜在客户的记忆。即使收件人一时想不起来，如果他们被告知之前曾与您沟通过，他们也更有可能做出积极的回应。

您的开场白可以包括以下内容：
① “I was just following up on the e-mail I sent before on [day] to [subject of the e-mail].”
② “I just wanted to check to see what you were feeling about [email subject].”
③ “I hope it doesn't sound strange, but I've seen you read my previous message.”

2. 为潜在客户增加价值

在发送跟进邮件时，务必展现并传递您的价值，避免发送毫无意义的跟进邮件，这类邮件只会占用收件箱的空间而无法产生任何实质影响。确保每一封跟进邮件都能提供额外价值，使收件人愿意打开、点击和回复。
可以通过提供有用的资源，比如实体礼品、网络研讨会、案例研究、模板或其他有益的内容，来创造自然的互动和跟进机会。这些有价值的内容将帮助您轻松获得3-5次跟进机会。要确保这些资源的高质量和相关性，使之成为对方不可或缺的资产。
如果您无法提供任何额外的好处，潜在客户几乎没有动力与您互动，更不用说回复或进一步关注了。

3. 解释您为什么要联系他们

以直截了当的方式解释您跟进邮件的原因。明确告知收件人您想要什么。如果您的意图或目的在上一封邮件之后没有改变，请提醒他们。如果您正在寻找提醒他们的方式，以下是3句话供您参考：
① “[Product] could definitely help you [element] more effectively. I'd love to have a short talk to find out if I am right.”
② “[Product] might really benefit you, and I was wondering if you'd be keen to try it out for a week or so. It will be completely free.”
③“We just launched [product] that could make a major difference to [the prospect's element].”

4. 创建一个清晰的行动请求

通过添加明确的行动请求来让收件人了解如何回应您，并让他们知道需要采取的下一步行动。使用清晰简洁的语言，如：
① “Does 4:15 p.m. work for you on Tuesday?”
② “Are you the ideal person to speak to about it? If I am in the wrong position, could you direct me in the correct direction?”
③ “Just respond 'yes' if you'd be interested in having some more details, and I'm thinking of sending a few short documents.”

5. 决定何时结束沟通

在发送了2-3封邮件后，如果仍然没有收到回复，可能需要考虑放弃这些潜在客户。如果您已经付出了最大的努力，多次尝试但依然没有得到回应，那么是时候放手了。
在结束邮件时，保持尊重的语气。给潜在客户最后一次机会，确认您们之间的关系是否有进一步发展的可能。
例如：
① “Let me know what you think! [Your name]”
② “Please let me know if you have further queries. [Your name]”
③ “Looking forward to speaking with you! [Your name]”
④ “I look forward to hearing from you soon! [Your name]”

如果他们对合作持开放态度，很可能会回复您的最后一封邮件。因此，在发送最后一封邮件之前，确保这段沟通的过程是有价值的。
 

5个跟进邮件模板

模板一：适用于没有回复的第一次跟进

Subject Line: Fantastic meeting with you

Hey, [Name],

It was great to meet you at [location/event]. Discussing [topic] with you has been refreshing. If I could learn more about your [company] job and what you're doing there, I might be able to help you [how you can help].
If you're up for it, I'd love to schedule a meeting to explore it even further. How does [date/time] sound to you?
Feel free to stay in touch, either way.

Best regards.

模板二：适用于会议有成果后跟进

Subject Line: Great meeting today [Name]!

Hi,
I must say that our meeting went great today. Thank you so much for your time and patience. If my notes are right, the current problems [company] is facing are [company problems]. As I discussed at the meeting, I assume that [your company] will help to resolve this problem, as [product/service] has the following options that will be of use to you:
[Option 1]
[Option 2]
[Option 3]
Of course, all that's left is to determine which edition of the [product/service] you prefer. As it has [extra features], I highly recommend [version].
Can we set up a call for [date/time] so that we can discuss this further before you finalize your decision?

Regards.

模板三：适用于请求更多信息的跟进

Subject Line: Thank you for the meeting

Hi, [Name],
Thank you for the meeting today. It also made me realize how [your company] would benefit [company]. I'm looking ahead to our next meeting, but meanwhile, I wanted to ask, [information you need]?
Thank you in advance.

Best regards.

模板四：回答潜在客户提出的具体问题

Subject Line: The answer to your question from earlier

Hi, [Name],
I'm glad we were able to talk at [event/place]. As I promised, I found the answer to your query about [topic]. [Your answer].
If you're interested to learn more, I've attached a PDF that describes all the additional features with [product/service]. We could always set a schedule for another meeting, of course, and I could guide you through it myself.
I look forward to your reply.
Best regards.

模板五：适用于最后一次尝试的跟进

Subject Line: Perhaps it’s time to part ways

Hey, [Name],
Since our last meeting, I haven't heard back from you. We spent a decent amount of time together, and I hope I've helped you with [issue] and [issue].
I'm reaching out one more time, hoping that we will continue to work together. I've had some fresh ideas about how [your company] might help you with [problem]. I'd wish to speak to you more about this, but if I don't hear back from you, I'm going to assume it's time to part ways.
Meanwhile, I wish you every success, and I'm going to keep an eye out for the [company]'s updates.

Thank you so much for your time.

结论

通过这些提示和模板，您可以轻松创建有效的跟进邮件，并获得潜在客户的关注。记住，跟进邮件的关键在于增加价值、明确意图，并保持礼貌和尊重。祝您在冷邮件推广活动中取得成功！