外贸人注意：这些英文单词不要出现在你的邮件里

在外贸邮件沟通中，精准且得体的词汇选择至关重要。《纽约时报》曾报道过由美国 LSSU 大学公布的最令人讨厌的英文词和短语榜单，这些词汇常被错用、滥用或无意义地使用，包括 “so”“conversation”“problematic” 等。LSSU 大学后续又公布了一期单词清单，如 “Wheelhouse”“In the books”“Wrap my head around” 等，这些词汇和短语在正式邮件中应尽量避免使用。
（附：外贸邮件群发：如何应对不同文化背景的客户？）

一、容易引起误解的单词

1.“Cheap”（便宜的）
使用 “cheap” 描述产品，可能会让客户联想到 “低质量” 或 “劣质”。
建议使用：“affordable”（价格实惠的）或 “cost-effective”（性价比高的）来强调产品的价格优势，这样既能传达价格优势，又能避免负面联想。
2..“Problem”（问题）
“Problem” 一词带有负面含义，可能会让客户感到不安或不满。
建议使用： “challenge”（挑战）或 “issue”（事项）来委婉表达问题。
3.“Hope”（希望）
“Hope” 一词显得不够自信，可能会让客户对您的承诺产生怀疑。
建议使用： “I am confident”（我确信）或 “We will ensure”（我们将确保）来展现您的专业性和可靠性。
4.“Guarantee”（保证）
在商业交易中，绝对化的承诺往往难以兑现。一旦无法履行，将严重损害公司的信誉和客户关系。
建议使用： “highly confident” 或 “strong assurance” 等词汇，既表达了对产品或服务的信心，又为可能出现的意外情况留有余地，显得更加客观和审慎。

二、避免夸大其词的词汇

1.“Urgent”（紧急的）
“Urgent” 容易让客户感到紧张和不安，他们可能会认为这是一个需要立即解决的危机，从而对交易产生担忧。
建议使用： “requires prompt attention”（需要及时关注）或 “needs timely response”（需要及时回复），这些表达更加具体和专业，能够准确传达事情的紧急程度，同时避免引起不必要的恐慌。
2.“Best price”（最佳价格）
“Best price” 是一种主观的评价，不同客户对价格的期望和标准不同，使用这样的词汇可能会引发争议。此外，它也可能被解读为一种营销话术，缺乏可信度。
建议使用： “competitive pricing”（有竞争力的价格）或 “favorable pricing”（有利的价格），这些词汇强调了价格在市场中的竞争力，更加客观和可信。
3.“Special offer”（特别优惠）
“Special offer” 容易让人联想到限时促销或打折活动，可能会降低产品的价值感。客户可能会认为这是一个短期的优惠，而不是基于产品本身的价值。
建议使用： “exclusive opportunity”（独家机会）或 “valuable proposition”（有价值提议），这些表达更能突出机会的独特性和价值，提升产品的吸引力。

三、可能引发文化冲突的单词

1.“No”（不）
直接使用 “No” 可能会显得生硬，甚至冒犯客户。
建议使用：委婉表达，例如 “Unfortunately”（遗憾的是）或 “We are unable to”（我们无法）。
2.“Demand”（要求）
“Demand” 一词带有命令语气，可能会让客户感到不适。
建议使用： “Request”（请求）或 “We would appreciate if”（我们将不胜感激）来表达需求。
3.“Foreign”（外国的）
“Foreign” 一词可能会让客户感到被疏远或排斥。
建议使用： “International”（国际的）或 “Global”（全球的）来替代。

四、避免过于随意的词汇

1.“No problem”（没问题）
“no problem” 过于随意，缺乏正式感和专业性。在商业邮件中，使用这样的词汇可能会让客户觉得不够重视。
建议使用： “certainly” 或 “of course”，这些词汇在表达同意和肯定的同时，显得更加正式和得体。
2.“No worries”（别担心）
“no worries” 是一种非常随意的表达，常见于口语交流，但在正式邮件中使用可能会显得不够专业。
建议使用： “feel free to reach out” 或 “don't hesitate to contact”，这些表达更加正式，能够体现公司的专业形象。
3.“No hassle”（无麻烦）
“no hassle” 过于口语化，且容易让人联想到麻烦和困扰，不利于营造积极的沟通氛围。建议使用： “smooth process”（顺畅流程）或 “convenient experience”（便捷体验），这些词汇更加正式和积极，能够提升客户对合作的期待。

五、替换词建议

1.下次再说
错误表达：take offline 
正确表达：discuss at another time / chat tomorrow 
2.可交付的
错误表达：deliverables 
正确表达：refer to the things that are being delivered–the reports, creative assets, presentation 
3.协作
错误表达：synergy 
正确表达：cooperation 
4.轻松获得成果
错误表达：low-hanging fruit 
正确表达：great opportunity for growth 
5.创造性想法
错误表达：think outside the box 
正确表达：think creatively / approach in a new way 
6.保持联系
错误表达：in the loop 
正确表达：keep someone aware / informed / up to date 
7.面对现实
错误表达：manage expectations 
正确表达：be realistic 
8.案例
错误表达：case study 
正确表达：success story of 
9.最终
错误表达：at the end of the day 
正确表达：ultimately / finally 
10.专业的
错误表达：best of breed 
正确表达：specialists / experienced professionals / accomplished 
11.协议，承诺
错误表达：buy-in 
正确表达：agreement / commitment 
12.避免
错误表达：circumvent 
正确表达：avoid / overcome 
13.核心竞争力
错误表达：core competency 
正确表达：specialize in / distinguished 
14.帮助
错误表达：facilitate 
正确表达：help / ease / make possible 
15.展望未来
错误表达：going forward 
正确表达：continue...in the future 
16.提供额外的
错误表达：giving 110% 
正确表达：provide additional 
17.造成损失
错误表达：out of pocket 
正确表达：may have a loss 
18.加大力度
错误表达：drink the kool-aid 
正确表达：make more efforts 

六、总结

在撰写外贸邮件时，应充分考虑客户的文化背景，避免使用可能引起误解或冒犯的词汇。例如，避免使用与宗教、政治或性别相关的敏感词汇。通过选择精准、得体且专业的词汇，外贸人员能够提升邮件的专业性，增强客户信任，从而促进业务合作的顺利进行。