给外贸客户发开发信总是被退回怎么办？

编写：Geeksend发布时间：2025-01-20 16:35:24

字号调节

小中大

在外贸业务中，许多外贸人可能会遇到开发信总是被退回的困扰，这不仅阻碍了业务的推进，还浪费了大量的时间和精力。

一、退回外贸开发信多种原因

1.邮件主题不吸引人或太过普通：在客户的收件箱中，每天可能会收到大量邮件。若开发信的主题平淡无奇，如 “产品介绍”“合作意向” 等，很难在众多邮件中脱颖而出，甚至可能被客户直接忽略。这种情况下，邮件即便没有被退回，也难以达到预期效果。
2.邮件内容不相关或不具说服力：如果邮件内容与客户的需求和兴趣不匹配，或者不能清晰有力地阐述产品或服务的优势及价值，客户可能会认为这是无用的垃圾邮件。例如，向一家主营时尚服装的企业发送工业机械产品的开发信，内容相关性极低，被退回的概率就会很大。
3.邮件格式不专业或含有错误：不规范的邮件格式，如字体大小不一、排版混乱、语法错误等，会给客户留下不良印象。这让客户觉得发件人不够专业，从而降低对邮件的信任度。有些邮件系统也会因为格式问题，将邮件判定为有风险而退回。
4.发送时间不合适：不同国家和地区的客户，其工作和生活习惯不同，合适的邮件接收时间也存在差异。在客户休息时间或忙碌的工作时段发送邮件，可能会导致邮件被忽视或因服务器负载等原因被退回。比如，向欧美客户在其深夜时间发送邮件，就可能面临这种情况。
5.使用的邮箱可能被标记为垃圾邮件：若发件人使用的邮箱之前发送过大量垃圾邮件，或者被多个收件人举报为垃圾邮件发送源，那么该邮箱就可能被互联网服务提供商（ISP）列入黑名单。此后从这个邮箱发出的任何邮件，都极有可能被直接退回。
6.邮件没有合适的 CTA (Call To Action)：缺乏明确的行动号召，客户不清楚发件人希望他们做什么，如“预约咨询“”、“回复邮件”等。没有清晰的指引，客户可能不会采取任何行动，邮件的价值大打折扣，甚至可能被视为无意义的邮件而退回。
7.接收人信息错误：输入错误的收件人邮箱地址，如拼写错误、域名错误等，是导致邮件被退回的常见原因。此外，若客户的邮箱已满、已注销或该邮箱服务器出现故障，也会使邮件无法正常送达而被退回。
（附：营销邮件被退回？这样处理才高效）

二、如何解决群发被退回问题

1.优化邮件主题：研究目标客户群体的关注点和痛点，结合当下热点或行业趋势，撰写具有吸引力的主题。例如，“[行业热点] 创新解决方案，助力贵司提升竞争力”，激发客户的好奇心和兴趣，提高邮件的打开率。
2.打磨邮件内容：深入了解客户需求，针对性地介绍产品或服务。突出产品的独特卖点、优势以及能为客户带来的实际利益，用数据和案例增强说服力。同时，保持内容简洁明了，避免冗长复杂的表述。
3.规范邮件格式：使用专业的邮件模板，统一字体、字号和颜色，确保排版整齐美观。仔细检查语法和拼写错误，必要时请专业人士审核。另外，注意图片和链接的使用，确保其能够正常显示和打开。
4.合理安排发送时间：根据目标客户所在地区的时差，分析他们的工作时间和邮件处理习惯，选择合适的时间发送邮件。可以借助一些数据分析工具，了解不同地区客户打开邮件的高峰时段，提高邮件的有效送达率。如：Geeksend邮件营销工具，通过图表一眼看出当前账户发送状况。
5.维护邮箱信誉：避免使用被标记为垃圾邮件的邮箱发送开发信。定期对邮件列表清洗，避免发送大量相似的、未经授权的邮件。同时，鼓励收件人将自己的邮箱添加到白名单中，提高邮件的送达率。
6.添加清晰的 CTA：在邮件中明确告知客户需要采取的行动，如 “立即点击此处了解更多产品详情”“填写下方表格，预约免费咨询” 等。CTA 按钮要突出显示，颜色和样式要与邮件整体风格相协调，且易于点击。
7.核实接收人信息：在发送邮件前，仔细核对收件人邮箱地址，确保准确无误。可以通过多种渠道验证邮箱的有效性，如在客户网站上查找、与客户的其他联系方式进行确认等。同时，定期对邮箱清洗，删除无效或错误的邮箱地址。