外贸人写开发信时严重减分的不良习惯

一、避免敏感词汇及不当表述

1.敏感词使用
在邮件内容中，应避免出现大量被归类为垃圾邮件敏感词的词汇，例如 “110%”“free”“sell”“sale”“low price”“quote”“offer”“discount”“MOQ”“advertisement”“Order now”“Make $” 等。此类词汇的频繁出现，极有可能导致邮件被垃圾邮件过滤器拦截，从而无法送达目标收件人。
（附：邮件营销中的陷阱：垃圾邮件触发词及其避免策略）
2.单词拼写规范
需严格遵循正常的拼写规则，杜绝使用其他字符替代字母的情况，如 “w0rds”“L3tter” 等，以及颠倒大小写的表述方式，如 “uPPer”“CaSE” 。此类不规范的拼写方式不仅容易被判定为垃圾邮件，还可能给收件人留下不专业的印象。在商务沟通中，保持语言的规范性和严肃性至关重要。
3.标点符号使用
应尽量减少在邮件主题行中使用问号或感叹号。此类标点符号的使用极易触发垃圾邮件过滤规则，因为其往往带有强烈的个人感情色彩，不符合商务邮件正式、客观的风格要求。
例如，“Did you get my offer? Let me know!” 这样的表述，由于感叹号的使用，可能使外国客户感到不适，即便邮件未被过滤，也可能降低回复率。
总结
严格规避常见的垃圾邮件关键词。
始终使用标准的单词拼写和规范的大小写格式。
谨慎使用感叹号和问号，尤其是在邮件主题中。

二、规避可能被误判的内容元素

1.紧急及帮助性表述
邮件中应避免出现如 “urgent reply needed” 等带有紧急性要求的字眼，此类表述极易被过滤器检测到。若确实需要对方紧急回复，建议提前获取客户的电话号码，以便更直接有效地沟通。同时，像 “will help” 这类帮助性的表述也可能被过滤，应尽量避免使用。
2.图片与文本比例
尽管适当的图片能够增强邮件的吸引力，但需注意控制图片数量。图片过多、文字过少的邮件更有可能被标记为垃圾邮件，图片与文本应保持合理的比例，以确保邮件内容既丰富又不会触发过滤机制。
3.附件与超链接数量及格式
为提高邮件发送成功率，应尽量减少附件和超链接的使用。若必须添加附件，优先选择 PDF 格式，其次是 word、excel，而 jpg 格式的安全性相对较低。应严格避免使用 exe、rar 和 zip 等格式，因其存在较高的安全风险，容易被视为垃圾邮件。
（附：邮件营销：如何发附件）
4.IP 地址稳定性
动态 IP 地址由于会随时间变化，可能导致垃圾邮件过滤器拦截来自同一发件人但不同 IP 地址的邮件。在发送邮件前，若不确定当前 IP 的声誉，可借助各类在线工具进行检查，确保使用稳定的 IP 地址进行邮件发送。
（附：改善邮件 IP 信誉的方法）
总结
避免使用具有紧急性和帮助性的表述词汇。
合理控制邮件中的图片数量，维持图片与文本的恰当比例。
严格限制附件和超链接的数量，并选择安全可靠的文件格式。
确保使用稳定的 IP 地址发送邮件，防止因动态 IP 引发的问题。